Ausgangslage: Von GroupWise zu Microsoft Exchange
Auch öffentliche Verwaltungen in Schleswig-Holstein profitieren von unserer Expertise. Unser Auftraggeber nutzte bislang OpenText GroupWise als zentrale Groupware- und E-Mail-Plattform. GroupWise ist eine etablierte Lösung für E-Mail, Kalender, Adressbuch, Aufgaben und Instant-Messaging, die auf Linux oder Windows als Server und mit Clients für Windows, Web oder mobile Geräte verfügbar ist.
Mit dem Ziel, die Zusammenarbeit effizienter, moderne Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen zu ermöglichen und das System nachhaltiger zu betreiben, entschied sich die Verwaltung für einen Wechsel zu Microsoft Exchange.
Warum Microsoft Exchange – Vorteile der neuen Lösung
Der Umstieg auf Microsoft Exchange bringt der öffentlichen Behörde erhebliche Vorteile:
- Moderne Infrastruktur & Zukunftssicherheit: Exchange ist integraler Bestandteil der Microsoft-Ecosysteme (z. B. Microsoft 365), wird aktiv weiterentwickelt und erleichtert Updates sowie neue Features.
- Verbesserte Integration und Kollaboration: E-Mail, Kalender, Kontakte, gemeinsame Postfächer und Gruppen lassen sich besser verwalten. Insbesondere in einer Verwaltungsumgebung mit vielen Fachbereichen und gemeinsamen Workflows ist das ein großer Gewinn.
- Flexiblere Zugriffsmöglichkeiten: Durch Web- und Mobilzugriff (z. B. via Outlook Web, Mobile-Apps) sind Mitarbeitende auch außerhalb des Dienststellen-Netzes erreichbar — ideal für mobile Arbeitsplätze, Außendienste oder Homeoffice.
- Effiziente Administration & geringerer Wartungsaufwand: Die Administration vereinfacht sich, vor allem bei großen Mitarbeiterzahlen und heterogenen Standorten.
- Zuverlässigkeit und Compliance: Exchange bietet robuste Sicherheits- und Compliance-Funktionen, was für eine öffentliche Einrichtung mit sensiblen Daten besonders wichtig ist.
Unser Projekt
Im Zuge des Projekts haben wir die Kooperationslösung der öffentlichen Verwaltung migriert, die mit rund 2.650 Mitarbeitenden ein relevanter Arbeitgeber in der Region ist.
Die Migration umfasste alle Mailboxen, gemeinsamen Funktions-Postfächer und den gesamten Mailflow. Durch sorgfältige Planung und Nutzung selbst entwickelter Migrations-Tools konnte der Übergang ohne nennenswerte Unterbrechung des laufenden Betriebes realisiert werden — ein wesentlicher Faktor bei einer Behörde mit täglichem Bürger-Kontakt und vielen internen Prozessen.
Ergebnis – nachhaltig, effizient und zukunftssicher
- Die Mitarbeitenden profitieren nun von einer modernen, userfreundlichen und leistungsfähigen Kollaboration-Umgebung.
- Die IT-Administration konnte deutlich vereinfacht werden — weniger Aufwand für Wartung und Updates, gleichzeitig mehr Flexibilität bei der Erweiterung.
- Durch die standardisierte Exchange-Umgebung ist die Verwaltung jetzt für zukünftige Anforderungen gewappnet — etwa mobile Arbeitsplätze, Cloud-Integrationen oder neue Dienste.
- Insgesamt ein reibungsloser Übergang, mit spürbaren Vorteilen für Nutzer/innen und IT-Team gleichermaßen.
Warum dieses Projekt für S2-Datentechnik wichtig ist
Dieser erfolgreiche Wechsel zeigt, wie eine klassische Kollaborations-Umgebung bei öffentlichen Einrichtungen modernisiert werden kann — mit minimalem Risiko, hoher Akzeptanz und deutlichem Nutzen. Für uns als Dienstleister unterstreicht dieses Projekt unsere Kompetenz in der Migration komplexer Kommunikations- und Organisationsplattform, unsere Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und die Fähigkeit, technische Herausforderungen sauber und zuverlässig umzusetzen.
